Manual Rental Works
Área Administrativa
1.- Dar de alta al Cliente (Customer)
- Nombre del Cliente, Producciones Grupo Max.
- Seleccionar Departamento a cargo, Rentas.
- Seleccionar Tipo de cliente, Casa Productora.
- Dirección fiscal de la empresa, Lazaro Cardenas # 4, Col. Centro, Cuauhtemoc, CDMX, CP 06420, México.
- Teléfono de la empresa, 5512345678.
- email de la empresa, produccion@grupomax.com.mx.
2.- Dar de alta a uno o más contactos de la empresa
- Nombre y apellido del contacto, "Miguel García López".
- Puesto en la empresa cliente, "Dir. General".
- Teléfono celular y/o de contacto, "553344994533".
- email del contacto,"miguel@grupomax.com.mx"..
- En el submenú Company vincularlo con el Cliente.
3.- Crear un Deal
- Nombre del Deal, el cual debe incluir la fecha del evento (mes, día y año), “Yuri Teatro Telmex Mayo 10, 2024”.
- Seleccionar al cliente del Deal, "Producciones Grupo Max".
- Seleccionar departamento a cargo del Deal, "Rentas".
- Seleccionar tipo de Deal/evento, "Concierto".
- Seleccionar tipo de Producción, "Evento".
- Seleccionar encargado de contacto con el Cliente, "Charly".
- Seleccionar Agente de ventas, "Charly".
- Seleccionar Manager de Proyecto, "Charly".
- Seleccionar Representante de la venta (contacto del cliente), "Miguel García López".
- Dirección del Deal, "".
- Teléfono de contacto para el evento, "553344994533".
- En el submenú Quotes, crear una nueva cotización.
4.- Crear una cotización
- Nombre de la cotización la cual debe incluir la fecha del evento (mes, día y año), “Yuri Teatro Telmex Mayo 10, 2024”.
- Seleccionar departamento a cargo de la cotización, "Rentas".
- Verificar que el Deal seleccionado sea el correcto, “Yuri Teatro Telmex Mayo 10, 2024”.
- Seleccionar fechas desde y hasta que el equipo estará reservado para ese evento.
- Seleccionar fechas de preparación, escaneo, carga, montaje y regreso de equipos.
- Seleccionar las actividades que tendrá la cotización, "Rental, Sales, Labor, Misceláneos".
- En el submenú Billing, Seleccionar fechas del periodo de cobro de equipos y personal (inicio a fin).
- En el submenú Rental agregar equipos en renta a la cotización.
- Establecer un valor para cálculo de día/semana.
- En el submenú Sales agregar equipos en venta.
- En el submenú Labor agregar personal acorde a:
- Agregar mano de obra estableciendo los días completos que se trabaja.
- Agregar mano de obra estableciendo los medios días que se trabaja.
- En el submenú Misceláneos agregar transporte, viáticos, hospedaje, etc.
- Antes de imprimir, revisar cotización con precios individuales.
- Imprimir cotización aprobada.
5.- Confirmar con el cliente el evento
- Convertir la cotización en Orden de trabajo.
- Generar las Órdenes de compra de equipos a subarrendar.
- Generar Pick List.
Bodega
Revisar actividades en calendario
- Actualizar avance en las actividades.
6.- Recibir de proveedor equipos para subarrendo
- Generar Contrato (hoja de entrada).
7.- Salida de equipos
- Surtir Pick List.
- Escanear equipos.
- Cargar equipos.
- Generar Contrato (hoja de salida).
8.- Recibir equipos que regresan de evento
- Escanear equipos.
- Separar equipos descompuestos y generar hoja de reparación.
- Generar hoja de entrada.
9.- Entregar equipos en subarredo
- Entregar a proveedor equipos en subarrendo.
- Generar Contrato (hoja de salida).
10.- Reparaciones
- Dar seguimiento a equipos en reparación y actualizar su estado en el sistema.
Área administrativa
11.- Cierre
- Cerrar Orden de trabajo.
- Ajustar costo final al cliente incluyendo extras, cambios y reparaciones.
- Hacer saber al área de cobranza el cierre para dar seguimiento al cobro.
Por definir
- Agregar Items al inventario.
- Agregar activos al inventario, etiquetar y relacionar con factura.
- Agregar kits Completos al inventario.
- Inventarios Cíclicos.
- Dar de baja equipos.
- Generar archivo para crear carpeta con facturas de equipos.
- Actualizar precios periodicamente.
- Generar ordenes de compra para equipos en renta y/o venta.
- Migrar ordenes de equipos back to back, etc.